Dyrektywa o sygnalistach zobowiązuje podmioty publiczne i prywatne do wdrożenia stosownych wymagań dotyczących ochrony osób zgłaszających naruszenia. Obowiązek ustanowienia kanałów wewnętrznych dotyczy wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników.
Wdrożenie systemy zgłaszania nieprawidłowości u pracodawcy
System zgłaszania nieprawidłowości działa w oparciu o regulamin zgłoszeń wewnętrznych, który m.in.:
- definiuje obowiązki osób zaangażowanych do obsługi zgłoszeń wewnętrznych,
- określa charakter przyjmowanych zgłoszeń (zgłoszenia jawne i zgłoszenia anonimowe),
- wskazuje sposoby przyjmowania zgłoszeń, np. poprzez aplikację SYGNALISTA24.info, tradycyjną pocztę, dedykowany numer telefonu.
Drugim bardzo ważnym krokiem jest wskazanie osób, które będą zajmowały się obsługą zgłoszeń wewnętrznych i osób zaangażowanych w wyjaśnienie zdarzenia. Osoby te powinny charakteryzować się wysoką kulturą osobistą, zaangażowaniem i powinny być odpowiednio umocowane w organizacji. Takie osoby powinny przejść stosowne szkolenie.
Trzecim krokiem jest konsultacja regulaminu zgłoszeń wewnętrznych z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników.
I ostatni krok – poinformowanie pracowników o wdrożonych rozwiązaniach, w tym również przeprowadzenia szkolenia, w trakcie którego należy rozwiać wszelkie wątpliwości dotyczące zgłoszeń i zaprezentować w jaki sposób sygnalista jest chroniony. Jedną z poruszanych kwestii powinien być również aspekt sankcji, które grożą za niedopuszczalne zachowanie względem sygnalisty.
Utrzymanie systemu zgłaszania nieprawidłowości
Ważnym obowiązkiem pracodawcy jest utrzymanie systemu zgłaszania nieprawidłowości np. aplikacja https://sygnalista24.info/. Po pierwszym okresie 6-12 miesięcy warto przeprowadzić audyt systemu i powtarzać go w okresach cyklicznych. W trakcie takiego audytu należy również dokonać przeglądu dokumentacji. Warto tutaj również sprawdzić czy dopuszczone sposoby przyjmowania zgłoszeń sprawdzają się, czy sygnalista ma problemy z dokonaniem zgłoszenia, czy komunikacja z nim przebiega bez problemów. Jeżeli jest taka potrzeba należy również odświeżyć wiedzę, czyli przeprowadzić szkolenie przypominające dla osób obsługujących zgłoszenia, potencjalnych sygnalistów oraz osób pracujących z sygnalistą.
